Skip to main content

Zásady ochrany osobních údajů

Prohlášení o ochraně osobních údajů

Poslední aktualizace: [01.11.2021]

Společnost Egencia (dále též „Egencia“, „my“, „nás“, „naše“ apod.) si uvědomuje, že zarezervování cesty online vyžaduje na vaší straně značnou důvěru. K této důvěře přistupujeme velmi seriózně a pokládáme za svoji prioritu zajistit bezpečnost a ochranu osobních údajů, které nám vy nebo vaše organizace poskytnete (např. vaše jméno, telefonní číslo, e-mailovou adresu nebo platební údaje.)

Toto Prohlášení o ochraně osobních údajů stanovuje naše zásady ochrany údajů takto:

Pokud si zarezervujete cestu prostřednictvím společnosti Egencia, musíme rozhodnout, proč a jak budeme pro realizaci vaší cestovní rezervace muset zpracovat vaše osobní údaje. Proto v celém průběhu rezervace cesty neseme zodpovědnost za ochranu vašich osobních údajů.

To vysvětlujeme v tomto Prohlášení o ochraně osobních údajů, které stanovuje zásady společnosti Egencia týkající se správy osobních údajů a popisuje typy osobních údajů, které Egencia uchovává, účely, pro které tak činí, a způsoby, kterými tyto údaje shromažďuje, používá a poskytuje.

FIREMNÍ CESTOVNÍ PROGRAM – PŘEHLED

Pro správu potřeb svých služebních cest se vaše organizace zaregistrovala do Firemního cestovního programu společnosti Egencia. Na základě tohoto programu může vaše organizace jmenovat manažera cestování („manažer cestování“), který řídí a spravuje cestovní potřeby vaší organizace, a určit jednoho nebo více tvůrců cest („tvůrce“ nebo „ředitel cestování“), kteří rezervují a řídí cesty jednotlivých zaměstnanců („cestující“) i jiných osob určených společností („hosté“).

  • Pravidla rezervací prováděných cestujícími

Pokud si cestující chtějí rezervovat a spravovat vlastní cesty, musí se zaregistrovat jako členové služby Egencia nebo mít od realizačního týmu společnosti Egencia nahrány v našem systému údaje svého profilu. V případě, že se cestující nezaregistrují jako členové služby Egencia, musí za ně jejich rezervaci provést manažer cestování, tvůrce nebo ředitel cestování. Pokud jste cestující, řídí se shromažďování a použití vašich osobních údajů tímto Prohlášením o ochraně osobních údajů bez ohledu na to, zda si cestu rezervujete a spravujete sami, nebo prostřednictvím svého manažera cestování, tvůrce nebo ředitele cestování. V souladu s tím platí, není-li výslovně uvedeno jinak, že zájmeno „vy“ v tomto Prohlášení o ochraně osobních údajů se týká vaší osoby jako cestujícího bez ohledu na to, zda za sebe jednáte sami, nebo prostřednictvím manažera cestování, tvůrce nebo ředitele cestování.

  • Manažeři cestování, tvůrci a ředitelé cestování

I když je toto Prohlášení o ochraně osobních údajů primárně určeno pro cestující a hosty, týká se i manažerů cestování, tvůrců a ředitelů cestování.

S veškerými osobními údaji, které nám manažer cestování, tvůrce nebo ředitel cestování o sobě poskytne v souvislosti s naším Firemním cestovním programem, je nakládáno způsobem popsaným v tomto Prohlášení o ochraně osobních údajů. Egencia si však vyhrazuje právo kontaktovat manažery cestování, tvůrce a ředitele cestování na základě firemní cestovní smlouvy jejich organizace s námi (např. kvůli zpětné vazbě ohledně tohoto Programu nebo prodiskutování obchodních vztahů a nových či aktualizovaných služeb). To může být provedeno telefonicky, e-mailem, textovou zprávou nebo klasickou poštou.

Při rezervování nebo správě cesty jménem cestujícího nebo hosta musí manažeři cestování, tvůrci a ředitelé cestování získat od příslušného cestujícího nebo hosta souhlas. Manažeři cestování, tvůrci a ředitelé cestování musí také zajistit, aby příslušný cestující nebo host obdržel a přečetl si toto Prohlášení o ochraně osobních údajů.

Bez ohledu na to, jestli si cestu u nás rezervujete přímo, nebo tím pověříte manažera cestování, tvůrce nebo ředitele cestování, mohou oprávnění zaměstnanci vaší společnosti mít přístup k vašemu členskému ID a názvu vašeho členského účtu, stejně jako k vašim plánům cest a všem dalším informacím na vašem účtu, a mohou také určit, zda tyto údaje máme sdělit třetím stranám pro evidenci nebo jiné autorizované účely. Váš manažer cestování, tvůrce nebo ředitel cestování bude také moci aktualizovat nastavení vašeho profilu (kromě vašeho členského ID a hesla) a cestovní preference podle pokynů, které jim dáte. Dále váš manažer cestování, tvůrce nebo ředitel cestování bude moci zobrazit, změnit nebo zrušit kterýkoliv váš plán cesty v souladu s vašimi pokyny nebo vaší dohodou s ním.

  • Rozsah platnosti Prohlášení

Toto Prohlášení o ochraně osobních údajů stanovuje příslušné údaje, jejich shromažďování a zásady použití společností Egencia. Zásady a postupy vaší organizace se mohou lišit a Egencia nenese zodpovědnost za případné použití nebo zpřístupnění vašich osobních údajů kýmkoliv ve vaší organizaci nebo v důsledku jakéhokoliv jednání či opomenutí vaší organizace, manažera cestování, tvůrce nebo ředitele cestování. Máte-li jakékoliv dotazy ke způsobu, jakým vaše organizace, manažer cestování, tvůrce nebo ředitel cestování nakládá s vašimi osobními údaji nebo vaším jménem rezervuje či spravuje cesty, obraťte se prosím na příslušného zástupce vaší organizace nebo se podívejte na její prohlášení o ochraně osobních údajů.

JAKÉ ÚDAJE OD VÁS SHROMAŽĎUJEME

Váš přístup na webové stránky Egencia je podmíněn ověřením vaší totožnosti a přihlášením coby člena. Společnost Egencia obecně shromažďuje a ukládá všechny informace, které nám poskytnete, včetně, mimo jiné, všech vašich osobních údajů, které nám výslovně a dobrovolně zpřístupníte nebo předáte jakýmkoliv jiným způsobem. Sem patří informace, podle nichž vás lze identifikovat („osobní údaje“), včetně křestního jména, příjmení, telefonního čísla a e-mailové adresy, údaje o cestovním pasu a fakturační údaje (např. číslo kreditní karty, jméno majitele karty a datum ukončení platnosti). Můžeme také požadovat informace o vašich cestovních preferencích, včetně požadavků na stravu, výběru sedadla, informací o věrnostních akcích programu Frequent Flyer, hotelů či půjčoven automobilů a možnosti vystavení jízdenek či letenek. Váš manažer cestování, tvůrce nebo ředitel cestování nám může poskytnout i další vaše osobní údaje, například vaše identifikační číslo u zaměstnavatele.

Egencia shromažďuje vaše osobní údaje mimo jiné v následujících situacích:

  • když se stanete členem služby Egencia
  • když vyplníte profil cestujícího
  • když rezervujete cestu
  • když využijete služeb tvůrce cesty
  • když se účastníte průzkumu
  • když nás kontaktujete

Používáte-li náš web, aplikaci nebo přidružené nástroje nebo služby, můžeme dle potřeby shromažďovat tyto kategorie vašich osobních údajů:

Údaje cestujícího: Při rezervaci cesty prostřednictvím společnosti Egencia shromažďuje Egencia celé jméno, kontaktní číslo a další osobní údaje cestujícího, potřebné pro rezervaci cesty, například číslo pasu a fakturační údaje. Můžeme také shromažďovat informace o cestovních preferencích jednotlivých cestujících, včetně požadavků na stravu, výběru sedadla, věrnostních akcí programu Frequent Flyer, hotelů či půjčoven automobilů s členskými čísly a možnosti vystavení jízdenek či letenek.

Údaje cestujícího hosta: Pokud prostřednictvím těchto webových stránek provedete rezervaci pro někoho jiného, můžeme požadovat osobní údaje a cestovní preference dané osoby. Od těchto ostatních osob musíte získat souhlas a zajistit, aby se před poskytnutím svých osobních údajů a cestovních preferencí seznámily s tímto Prohlášením o ochraně osobních údajů, protože veškerý přístup za účelem zobrazení nebo změny jejich údajů bude probíhat pouze prostřednictvím vašeho účtu. Osobní údaje takových osob budeme shromažďovat, používat a poskytovat pouze pro potřeby provedení rezervace.

Automatické shromažďování informací: Při vaší návštěvě těchto webových stránek automaticky shromažďujeme určité informace o vašem počítači. Zaznamenáme například vaši IP adresu, webový prohlížeč (jako Firefox, Safari nebo Internet Explorer) a odkazující webové stránky. Můžeme také shromažďovat informace o vašich online aktivitách, jako je prohlížení cest a provádění rezervací. Pomocí těchto automaticky shromažďovaných informací vám můžeme pomoci přizpůsobit vaše zákaznické prostředí nebo odhalovat podvody a předcházet jim. Další informace najdete v Prohlášení o souborech cookie.

Sledování hovorů: Příchozí i odchozí hovory s naší zákaznickou podporou mohou být nahrávány nebo sledovány za účelem kontroly kvality a školení zaměstnanců. Záznamy hovorů budou uchovávány po dobu přiměřeně nezbytnou nebo požadovanou zákonem a potom budou smazány. S veškerými osobními údaji, které od vás během hovoru obdržíme, bude nakládáno v souladu s tímto Prohlášením o ochraně osobních údajů.

Ostatní online komunikace: Jakékoli vaše interakce s námi prostřednictvím webu nebo jiné technologie, například chatu, se zaznamenávají a monitorují pro účely kontroly kvality, naší ochrany v případě právního sporu a pro účely výcviku zaměstnanců. Tyto údaje se zpracovávají a uchovávají v souladu s ustanoveními tohoto Prohlášení o ochraně osobních údajů.

Zvláštní kategorie osobních údajů: Některé typy osobních údajů, například vládou vydaná identifikační čísla nebo údaje o náboženském vyznání, zdraví nebo sexualitě subjektu, jsou považovány za citlivé a podle platných právních předpisů vyžadují vyšší míru ochrany. Omezujeme okolnosti, za jakých můžeme shromažďovat citlivé osobní údaje; příklady těchto údajů zahrnují:

  • informace související se zdravím, jež mohou být potřeba k zajištění vhodného ubytování při cestování a požadavky týkající se přístupnosti nebo vybavení;
  • vládou vydávaná identifikační čísla, jako například číslo pasu nebo řidičského průkazu, mohou být potřeba při nákupu letenek, pronájmu automobilu nebo jiné rezervaci cestování;
  • další informace, které můžete uvést na základě své volby a jež mohou implikovat nebo naznačovat údaje o náboženském vyznání, zdravotní nebo jiné údaje, například o stravovacích potřebách.

Neposkytnutí informací: Abyste získali přístup na webové stránky společnosti Egencia, musíte se přihlásit jako člen pomocí svého členského ID a hesla. Při vytváření cestovních plánů nebo provádění rezervace prostřednictvím těchto webových stránek musíte poskytnout požadované kontaktní a finanční údaje. Vaše kontaktní údaje použijeme k rezervaci požadovaných služeb, k zaslání podrobností o potvrzení, k fakturaci a k tomu, abychom vás informovali o případných aktualizacích nebo změnách vašich cestovních plánů. Pokud nám požadované informace neposkytnete, nebudete mít přístup k webovým stránkám společnosti Egencia a my možná nebudeme schopni realizovat vaše požadavky či objednávky.

Použití vašich údajů: Citlivé fakturační údaje (jako jméno majitele karty, číslo kreditní karty a datum ukončení platnosti) používá Egencia pro dokončení rezervací cest, které provádíte na našich stránkách. Další informace o vás používáme pro následující obecné účely: vaši registraci jako člena služby Egencia; poskytování produktů a služeb, které požadujete; poskytování potvrzení a aktualizací cest; zasílání oznámení o cestách; poskytování informací o aktualizacích služeb a službách, které by vás mohly zajímat; obecnou komunikaci s vámi; odpovědi na vaše dotazy a komentáře; vyhodnocování zájmu o naše produkty, služby a webové stránky a jejich zlepšování; jiné přizpůsobení vašeho prostředí při práci s webem Egencia; umožnění získání odměn v rámci jakýchkoli věrnostních programů, kterých se účastníte; vyžádání informací od vás, včetně průzkumů; rozhodování sporů, výběr poplatků nebo řešení problémů; předcházení potenciálně zakázaným nebo ilegálním činnostem; uplatňování našich Podmínek použití; a jiné účely, které vám budou vysvětleny přímo při shromažďování údajů.

Právní základ zpracování: Za normálních okolností od vás údaje shromažďujeme, pouze když (i) osobní údaje potřebujeme k plnění smlouvy s vámi, (ii) zpracování údajů je v našem oprávněném zájmu (nebo v oprávněném zájmu třetí strany) a takový zájem není převážen vašimi právy nebo (iii) pokud jste s takovým zpracováním vyjádřili souhlas. V některých případech máme zákonnou povinnost od vás osobní údaje získat, například když potřebujeme použít vaši transakční historii ke splnění našich zákonných finančních a daňových povinností.

Pokud vás požádáme o poskytnutí osobních údajů kvůli splnění zákonné povinnosti nebo plnění s vámi uzavřené smlouvy, budeme vás o důvodu ve vhodný moment informovat a sdělíme vám, zda je poskytnutí vašich osobních údajů povinné, nebo ne (a možné důsledky neposkytnutí vašich osobních údajů).

Pokud shromažďujeme a používáme vaše osobní údaje na základě našich oprávněných zájmů (nebo oprávněných zájmů třetí strany), bude obvykle tímto zájmem provozování naší platformy a komunikace s vámi, jak je to nezbytné pro poskytování služeb vám, pro účely bezpečnostního ověření, když nás kontaktujete, a pro náš oprávněný obchodní zájem, například když odpovídáme na vaše dotazy, zlepšujeme platformu, provádíme marketingové činnosti nebo kvůli detekci nebo prevenci nezákonných aktivit. Můžeme mít též jiné oprávněné zájmy a v případě, kdy to bude třeba, vám tyto oprávněné zájmy ve vhodnou dobu objasníme.

ZPŘÍSTUPNĚNÍ VAŠICH ÚDAJŮ

Egencia a naši poskytovatelé služeb mohou vaše osobní údaje sdílet s následujícími subjekty:

  • Dodavatelé, např. hotely, letecké společnosti, železniční přepravci, půjčovny automobilů nebo zprostředkovatelé aktivit, kteří realizují vaši cestovní rezervaci. Na těchto webových stránkách jsou všechny služby poskytované externími dodavateli takto popsány. Tito dodavatelé budou vaše údaje zpracovávat v souladu se svými zásadami ochrany osobních údajů. Proto vám doporučujeme seznámit se se zásadami ochrany osobních údajů všech dodavatelů cestovních služeb, jejichž produkty si rezervujete prostřednictvím webu Egencia. Mějte prosím na paměti, že tito dodavatelé vás rovněž mohou kontaktovat, pokud to bude potřeba k získání dalších údajů o vás nebo k usnadnění vaší cestovní rezervace.
  • Externí dodavatelé, kteří poskytují služby nebo činnosti naším jménem, mimo jiné
    např. zpracování kreditních karet, obchodní analýzy, služby zákazníkům mimo pracovní dobu, rozesílání bulletinů nebo e-mailových průzkumů a ochranu proti podvodům. Na pokyn vašeho zaměstnavatele také můžeme vaše osobní údaje sdělit externím dodavatelům takových služeb, jako je sledování výdajů a jejich proplácení. Tyto společnosti mají přístup k osobním údajům potřebným k provádění daných činností, ale nesmějí je nikomu sdělovat ani je používat k jakýmkoliv jiným účelům. Pokud potřebujete další informace o způsobu, jakým naši poskytovatelé služeb nakládají s vašimi osobními údaji, obraťte se na nás podle pokynů uvedených níže v části „Jak nás kontaktovat“.
  • Další osoby v rámci vaší organizace, např. váš manažer cestování, tvůrce nebo ředitel cestování, dle popisu v části „Manažeři cestování, tvůrci a ředitelé cestování“.
  • Ostatní subjekty z naší firemní skupiny od nás mohou některé údaje obdržet pro účely hostingu, ukládání, analýzy a vytváření zpráv, abychom mohli společně provozovat, analyzovat a zlepšovat naše služby. V rozsahu, ve kterém naše partnerská společnost bude mít přístup k Vašim údajům za účelem poskytování služeb naším jménem, bude dodržovat zásady přinejmenším tak přísné, jaké jsou popsány v tomto Prohlášení o ochraně osobních údajů.

Egencia i naši poskytovatelé služeb mohou dále zpřístupnit vaše údaje v následujících případech:

  • Pokud jste o to výslovně požádali.
  • Na základě úředních obsílek, soudních příkazů nebo jiných právních aktů; k zajištění nebo uplatnění naších zákonných práv; k ochraně proti právním nárokům; nebo v jiných případech vyžadovaných nebo povolených platnými zákony. V takových případech si vyhrazujeme právo vznést jakoukoliv dostupnou právní námitku nebo požadavek nebo od nich upustit.
  • Pokud se budeme domnívat, že je to potřeba pro účely vyšetřování, prevence nebo přijetí opatření týkajících se ilegálních nebo podezřelých aktivit; k ochraně a obraně práv, majetku nebo bezpečnosti společnosti Egencia, našich zákazníků či jiných osob; a v souvislosti s našimi Podmínkami služby a dalšími smlouvami.
  • Policii nebo státním orgánům kdekoli na světě pro potřeby bezpečnostních, celních a imigračních úřadů. Například podle zákonů Spojených států požaduje Úřad pro cla a ochranu hranic Ministerstva vnitřní bezpečnosti USA, aby určité cestovní a rezervační údaje označované jako PNR („Passenger Name Record“), týkající se osob cestujících do nebo z USA nebo vzdušným prostorem USA, byly Ministerstvu poskytnuty před uskutečněním cesty. Tyto údaje můžeme poskytnout leteckým společnostem nebo jiným přepravcům a ti je pak předají příslušným bezpečnostním nebo státním orgánům.
  • V souvislosti s navrhovanou nebo provedenou firemní transakcí, např. převodem, fúzí, konsolidací nebo odprodejem aktiv, nebo velmi nepravděpodobnou možností bankrotu.

VAŠE PRÁVA A VOLBY TÝKAJÍCÍ SE SHROMAŽĎOVÁNÍ A POUŽITÍ VAŠICH ÚDAJŮ

Údaje můžete zobrazovat, přidávat, aktualizovat nebo mazat na stránkách Můj profil a Mé cesty, celý účet můžete zrušit dle popisu níže.

Můžete také písemně požádat o přístup k osobním údajům, které o vás vedeme. Pokud takovou žádost podáte, je společnost Egencia oprávněna si před jejím splněním vyžádat řádnou identifikaci. Písemnou žádost o přístup ke svým osobním údajům nám můžete zaslat prostřednictvím kontaktních informací uvedených níže v části „Jak nás kontaktovat“. Vynasnažíme se odpovědět v přiměřeném časovém období, v každém případě ve lhůtě stanovené zákonem.

Některé země a oblasti poskytují svým obyvatelům další práva týkající se osobních údajů. Tato další práva se liší v závislosti na konkrétních zemích či oblastech a mohou zahrnovat následující práva:

  • právo vyžádat si kopii vašich osobních údajů,
  • právo vyžádat si informace o účelu činností zpracování,
  • právo vyžádat si informace o osobních údajích, které byly prodány nebo předány za obchodními účely,
  • právo žádat o výmaz vašich osobních údajů,
  • právo vznést námitku proti použití nebo sdělení vašich osobních údajů,
  • právo požadovat omezení zpracování vašich osobních údajů,
  • právo nedovolit prodej vašich osobních údajů,
  • právo na přenos vašich osobních údajů,
  • právo vyžádat si informace o logice využívané při automatickém rozhodování využívaném v našich praktikách z oblasti prevence podvodů a výsledek takového rozhodování.

Žádost nám můžete předat nejsnadněji prostřednictvím sekce „Jak nás kontaktovat“ ve spodní části tohoto Prohlášení o ochraně osobních údajů. V případě uplatnění těchto práv nebudete diskriminováni.

Kromě výše uvedených práv můžete mít také právo stěžovat si na shromažďování a využívání vašich osobních údajů u úřadu pro ochranu údajů. Doporučujeme vám však, abyste nejprve kontaktovali nás. Vyvineme maximální úsilí k vyřešení záležitosti, která vás znepokojuje. Požadavek můžete zadat s využitím kontaktních údajů uvedených v části „Jak nás kontaktovat“. J Na všechny požadavky, které obdržíme od osob, jež si přejí uplatnit svá práva z oblasti ochrany osobních údajů, budeme reagovat v souladu s platnými právními předpisy na ochranu osobních údajů.

Jako účastník programu Egencia od nás můžete dostávat informace o cestovatelských novinkách a aktualizacích. Své přihlášení k odběru takových e-mailových bulletinů můžete kdykoliv ukončit na stránce Můj profil pod nadpisem „Nastavení e-mailu“ nebo oznámením svému manažerovi cestování, tvůrci nebo řediteli cestování, že taková sdělení od společnosti Egencia již nechcete dostávat. Z odebírání bulletinu se také budete moci odhlásit prostřednictvím kteréhokoliv námi zaslaného e-mailu. Upozorňujeme, že si vyhrazujeme právo zasílat vám jiná sdělení, včetně oznámení služeb, administrativních zpráv a průzkumů týkajících se buď vašeho účtu Egencia, nebo vašich transakcí se společností Egencia, jejichž doručování nebudete moci zrušit.

POUŽÍVÁNÍ APLIKACÍ EGENCIA PRO MOBILNÍ TELEFONY A TABLETY („MOBILNÍ APLIKACE“)

Když používáte některou mobilní aplikaci Egencia, shromažďujeme a používáme informace o vás stejným způsobem a ke stejným účelům jako na webových stránkách. Kromě toho používáme i některé další informace, které se automaticky shromažďují, když pracujete s našimi mobilními aplikacemi. Konkrétně:

  • Shromažďujeme informace o tom, k jaké funkci mobilní aplikace se připojujete a používáte ji. Tyto informace nám umožní zjistit, které oblasti mobilní aplikace naše zákazníky zajímají, abychom mohli mobilní aplikaci vyladit a průběžně vylepšovat.
  • Pokud v mobilní aplikaci použijete funkci „najít hotely“ s využitím své „aktuální polohy“, použijeme informaci o vaší aktuální poloze – zjištěné vaším mobilním zařízením pomocí GPS nebo podobné technologie – k zobrazení ubytovacích zařízení v okolí. Údaje o poloze neshromažďujeme, pokud s tím jednoznačně nevyjádříte souhlas kliknutím na funkci „najít hotely“ a položku „aktuální poloha“ jako destinaci nebo v nastavení telefonu nezapnete shromažďování údajů o poloze. Pokud se prostřednictvím nastavení své aplikace nebo zařízení rozhodnete sdělit nám údaje o své poloze, můžeme tyto údaje použít a sdělit, abychom vám nabídli lokalizované možnosti hotelů nebo dopravy nebo vám poskytli další související informace nebo služby.
  • Každá mobilní aplikace nám také zasílá hlášení o chybách v případě pádu nebo zamrznutí. Hlášení o chybách nám umožní chybu vypátrat a v příštích verzích zlepšit stabilitu dané mobilní aplikace. V rámci těchto hlášení o chybách nám mobilní aplikace zasílá informace o typu a verzi mobilního zařízení, vašem zákaznickém ID, čase, kdy k chybě došlo, použité funkci a stavu aplikace v době, kdy chyba nastala. Tyto informace nepoužíváme k žádnému jinému účelu než k nalezení a nápravě chyby.
  • O změnách ve stavu letu nebo o jiných záležitostech, ke kterým na vaší cestě dojde, můžeme zasílat oznámení Push. Kromě toho můžeme oznámení Push používat i k uveřejnění klíčových sdělení vašeho manažera cestování nebo zaměstnavatele v naléhavých případech. Tato povolení můžete kdykoliv změnit v nastaveních svého mobilního zařízení.
  • Pokud ve funkci Egencia Asistent, kde je tato možnost k dispozici, zvolíte „Kontaktovat společnost Egencia telefonem“ a vyberete možnost „Požádat o zavolání“, mobilní aplikace zašle cestovnímu poradci vaše zákaznické ID, údaje o plánu cesty a případně další informace o posledním použití mobilní aplikace. To slouží k urychlení interakce s oddělením péče o zákazníky a přispívá k plynulejší a poučenější komunikaci.

Určité informace, které nám mobilní aplikace zasílá, máte neustále pod kontrolou. Shromažďování údajů o poloze můžete v nabídce nastavení svého telefonu kdykoliv vypnout. Druhá možnost je zcela odstranit mobilní aplikaci ze svého mobilního zařízení a využívat naše služby prostřednictvím našich webových stránek nebo po telefonu.

JAK VAŠE ÚDAJE CHRÁNÍME

Rádi bychom, abyste ve využití našich služeb k plánování a rezervaci svých cest měli důvěru, a zavazujeme se chránit údaje, které shromažďujeme. I když úplnou bezpečnost žádná firma nezaručí, zavedli jsme příslušná administrativní, technická a fyzická bezpečnostní opatření pro ochranu osobních údajů, které máme ve své péči. Přístup k osobním údajům mají například pouze oprávnění pracovníci a mohou tak činit pouze za účelem povolených obchodních činností. Kromě toho při předávání vašich citlivých osobních údajů mezi vaším a naším systémem používáme šifrování, firewally a systémy detekce narušení, abychom neoprávněným osobám zabránili v přístupu k vašim údajům.

JAK SE KE SVÝM ÚDAJŮM DOSTANETE

Přístup ke svým údajům máte v následujících částech tohoto webu:

Můj účet
Stránka Můj profil na webu Egencia vám umožňuje zobrazovat a měnit nastavení účtu. V nastavení e-mailu máte možnost změnit svou e-mailovou adresu a spravovat předvolby týkající se komunikace. Také můžete upravit své předvolby zasílání zpráv e-mailem kliknutím na odkaz „odhlásit“ v zápatí e-mailových zpráv, jež od nás dostáváte. Dále si můžete změnit heslo a nastavit automatické přihlášení heslem při přístupu k těmto webovým stránkám. Když se manažer cestování přihlásí do svého profilu Egencia, může přidávat nové uživatele, aktualizovat stav stávajících uživatelů profilu nebo je odebírat, aktualizovat nebo opravovat jména, telefonní čísla, údaje o cestovním pasu a kontaktní údaje pro případ nouze u cestujících přidružených k profilu; a aktualizovat cestovní preference.

Požadavek na zrušení účtu
Chcete-li svůj účet u společnosti Egencia zrušit, kontaktujte nás některým z níže uvedených způsobů. Po zrušení účtu se nebudete moci přihlásit a ztratíte přístup ke všem informacím spojeným s tímto účtem; kdykoliv si však můžete založit nový účet. E-mail s potvrzením o zrušení vašeho účtu zašleme na e-mailovou adresu uvedenou ve vašem členském profilu.

MÉ CESTY

Stránka Mé cesty na webu Egencia umožňuje členům zobrazovat, aktualizovat nebo mazat uložené plány cest. Pokud společnost Egencia upozorníte, že některé vaše osobní údaje nejsou správné, úplné či aktuální, Egencia přijme příslušné kroky k opravě vašich údajů jejich upřesněním, doplněním nebo aktualizací.

EXTERNÍ ODKAZY

Pokud některá část těchto webových stránek odkazuje na jiné stránky, které nevlastníme a neprovozujeme, toto Prohlášení o ochraně osobních údajů se na ně nevztahuje. Doporučujeme vám prostudovat si prohlášení o ochraně osobních údajů na těchto cizích stránkách a zjistit, jakým způsobem osobní údaje shromažďují, používají a poskytují.

KDE JSOU VAŠE ÚDAJE ULOŽENY

Egencia ukládá a zpracovává osobní údaje cestujících v zabezpečeném prostředí ve Spojených státech a v dalších zemích. Ve vztahu ke zpracování údajů cestujících, kteří nejsou z USA, musí společnost Egencia za účelem poskytování svých služeb přenést vaše osobní údaje svým partnerským společnostem a/nebo poskytovatelům služeb v USA a případně v jiných zemích mimo vaši zemi. Zákony na ochranu osobních údajů v takových zemích se pak mohou lišit od zákonů vaší země. Ať už jsou vaše osobní údaje zpracovávány kdekoli, Egencia zajistí, aby byly vaše osobní údaje chráněny v souladu s tímto Prohlášením o ochraně osobních údajů a s požadavky platných právních předpisů o ochraně osobních údajů. Společnost Egencia navíc v rámci skupiny eviduje standardní smluvní doložky, kde je lze použít, kterými zabezpečuje přenos osobních údajů z EU do USA.

Zajistíme, aby poskytovatelé služeb, kteří jsou třetími stranami a kterým jsou údaje přenášeny, měli zavedena vhodná opatření k ochraně vašich osobních údajů. Rovnocenným mechanismem může být (i) rovnocenný status země, tj. na základě skutečnosti, že Evropská komise považuje zemi za „rovnocennou“, protože se normy ochrany osobních údajů v dané zemi podobají normám Evropské unie; nebo (ii) standardní smluvní doložky.

UCHOVÁVÁNÍ ÚDAJŮ

Vaše údaje nebudeme uchovávat déle, než je nutné pro naše obchodní účely nebo než je vyžadováno právními předpisy. Je však třeba upozornit, že některé údaje můžeme uchovávat i poté, co u nás zrušíte svůj účet, například pokud je to nutné pro splnění našich zákonných povinností, včetně uchovávání informací pro daňové a účetní účely. Pokud máme v úmyslu používat vaše údaje pro účely analýzy dat nebo trendů po delší období, zbavíme je identifikačních prvků, agregujeme je nebo jinak zajistíme jejich anonymizaci.

Mezi kritéria, kterými se při určení doby uchování údajů řídíme, patří:

  • Trvání našeho vzájemného vztahu, doba, po kterou máte založený účet Egencia, nevyřízené rezervace a jiné transakce, které jste provedli v naší platformě.
  • Přítomnost právního závazku souvisejícího s vašimi osobními údaji, například legislativy ukládající nám povinnost uchovávat záznamy našich vzájemných transakcí.
  • Přítomnost jakýchkoli aktuálních a relevantních právních závazků ovlivňujících dobu, po kterou budeme vaše osobní údaje uchovávat, a to včetně smluvních závazků, uchovávání údajů kvůli právnímu sporu, zákonných lhůt a právních vyšetřování.

ZMĚNY TOHOTO PROHLÁŠENÍ O OCHRANĚ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Společnost Egencia může toto Prohlášení o ochraně osobních údajů v budoucnu aktualizovat. Na podstatné změny Prohlášení o ochraně osobních údajů vás upozorníme e-mailem zaslaným na adresu, kterou jste nám poskytli, nebo zveřejněním oznámení na našich webových stránkách. Datum poslední aktualizace tohoto prohlášení o ochraně osobních údajů je uvedeno na začátku prohlášení u textu „Datum poslední aktualizace“.

JAK NÁS LZE KONTAKTOVAT

V případě jakýchkoliv dotazů k tomuto Prohlášení o ochraně osobních údajů nebo obecně k našim postupům ochrany osobních údajů nás prosím kontaktujte některým z následujících způsobů:

  • Napište nám e-mail Máte-li dotazy nebo stížnosti ohledně společnosti GBT a ochrany osobních údajů nebo ohledně uplatňování vašich práv, kontaktujte zmocněnce pro ochranu osobních údajů zde.
  • Napište nám. Naše adresa je Global Privacy Team, American Express Global Business Travel, 5 Churchill Place, Canary Wharf, London E14 5HU, UK

Informace o správcích údajů společnosti Egencia:

Správce údajů pro Belgii

Egencia Belgium SA

Správce údajů pro Francii

Egencia France SAS

Správce údajů pro Norsko

Egencia Norway AS

Správce údajů pro Dánsko

Egencia Denmark A/S

Správce údajů pro Finsko

Egencia Finland Oy

Správce údajů pro Německo

Egencia GmbH

Správce údajů pro Švédsko

Egencia Sweden AB

Správce údajů pro Velkou Británii

Egencia UK ltd

Správce údajů pro USA, Asii a Tichomoří (včetně Číny)

Egencia LLC (US)

OMEZENÍ ODPOVĚDNOSTI SPOLEČNOSTI EGENCIA

Společnost Egencia je stoprocentně vlastněna společností American Express Global Business Travel (GBT). GBT je společný podnik, který není stoprocentně vlastněn společností American Express Company ani žádnou z jejích dceřiných společností (American Express). „American Express Global Business Travel“, „American Express“ a logo American Express jsou ochranné známky společnosti American Express a jsou používány na základě omezené licence. „American Express Meetings & Events“ je divize společností GBT.