Ochrana osobních údajů Egencia

Provádění on-line nákupů si z vaší strany žádá velkou důvěru, čehož si jsme vědomi; Projevenou důvěru bereme velmi vážně a tudíž je naší nejvyšší prioritou zajistit ochranu a utajení vámi poskytnutých osobních údajů. („Osobní údaje“ představují informace, které se pojí s určitou osobou. Patří sem např. jméno, adresa, emailová adresa, věk, údaje o kreditní, debetní či předplacené kartě, cestovní itineráře a plány, upřednostňované místo k sezení, oblíbené jídlo a informace o pasu a vízech.) Jakožto účastník našeho programu Corporate Travel máte právo projít si zásady ochrany osobních údajů („Zásady“) dříve, než poskytnete cestovní agentuře jakékoli své osobní údaje. Níže uvedený popis našeho programu Corporate Travel je určený k usnadnění vašeho porozumění těchto zásad a našich postupů.

 

 

Program Corporate Travel

Přehled

Ke řízení potřeb obchodního cestování je třeba zapsat vaši společnost do programu společnosti EGENCIA. V tomto programu si můžete zvolit cestovního manažera („Cestovní manažer“), který bude řídit a spravovat cestovní potřeby úředníků a zaměstnanců vaší společnosti. Vaše společnost a/nebo cestovní manažer také může jmenovat jednoho či více cestovních organizátorů („Organizátor“ nebo „Cestovní vedoucí“), kteří zakoupí a budou spravovat cestovní příležitosti jednotlivých úředníků/zaměstnanců (dále jen „Cestující“).

Cestovní vedoucí má obecně přístup k rezervacím a může tak cestujícím z vaší společnosti, která je v programu Corporate Travel, zarezervovat cestovní nabídky. Zatímco „organizátoři“ mohou rezervovat cestovní nabídky pouze pro ty cestující, kteří jsou jim přiděleni cestovním manažerem.

Cestující

Cestující si mohou buď sami zakoupit a řídit své vlastní cesty nebo se mohou spolehnout na svého cestovního manažera, organizátora nebo cestovního vedoucího, kteří tak za ně učiní.

Zásady ochrany osobních údajů platí bez ohledu na to, zda je zakoupená cesta obchodní nebo soukromá.

Pokud je v těchto zásadách použito oslovení „vy“, pak se tím rozumíte vy jakožto cestující, ať už jednáte sami za sebe nebo prostřednictvím cestovního manažera, organizátora nebo cestovního vedoucího, neupřesníme-li jinak.

Cestovní manažeři, organizátoři a cestovní vedoucí

Přestože se tyto zásady zaměřují především na cestující, vztahují se také na cestovní manažery, organizátory a cestovní vedoucí. Obecně se má za to, že veškeré osobní údaje nám poskytnuté cestovním manažerem, organizátorem nebo cestovním vedoucím, které se týkají jeho/její osoby a jsou ve spojitosti s naším programem Corporate Travel, jsou chráněny v souladu s těmito zásadami.

Cestovní manažeři, organizátoři a cestovní vedoucí jsou povinni dále při nakupování a řízení cestovních příležitostí jménem cestujících získat jejich souhlas před tím, než započne jednání jejich jménem, a také musí zajistit, aby měl cestující příležitost si tyto zásady prostudovat a souhlasit s nimi.

Každý cestovní manažer, organizátor nebo cestovní vedoucí také souhlasí s přezkoumáním činnosti dle podmínek těchto zásad při poskytování nebo nakládání s osobními údaji jakéhokoli cestujícího.

Rozsah zásad

Tyto zásady také ošetřují sběr informací a postupech jejich využití společností EGENCIA ve spojení s místními aktivitami. Zásady či postupy vaší společnosti nebo organizace se mohou lišit a neneseme tudíž odpovědnost za jakékoli neoprávněné využití či zveřejnění vašich osobních údajů kýmkoli ve vaší společnosti, ani za jakékoli jednání či opomenutí vaší společnosti, cestovního manažera, organizátora či cestovního vedoucího. Tyto zásady se řídí platnými právními předpisy.

Jaké vaše údaje shromažďujeme?

Cestovní agentura EGENCIA shromažďuje a zpracovává vaše osobní údaje, které výslovně a dobrovolně poskytujete (např. jméno, kontaktní údaje a adresa).

Váš cestovní manažer, organizátor či cestovní vedoucí nám může poskytnout dodatečné osobní údaje o vás, jakožto zaměstnanci (jako např. ID zaměstnavatele), čímž nám umožňují poskytnout vám naše služby. Aby vám bylo umožněno využívat nástroje cestovního plánování, vyžaduje se vaše členská registrace EGENCIA. Vaše osobní údaje jsou získávány s cílem zpracování a naplnění vašich cestovních požadavků.

Na veškerých stránkách společnosti EGENCIA, ze kterých se shromažďují osobní údaje, výslovně popisujeme, jaké informace jsou vyžadovány za účelem poskytnutí služby vámi vyžádaného produktu či služby (nebo vaším jménem cestovním manažerem, organizátorem či cestovním vedoucím).

Kam jsou údaje o vás ukládány?

V současnosti společnost EGENCIA ukládá a uchovává osobní údaje cestujících, kontaktů klientů a členů na bezpečném místě v USA. Cestovní agentura EGENCIA musí převádět vaše osobní údaje z Irska do USA tak, aby bylo možné vám poskytnout naše služby. Převod osobních údajů do USA je prováděn v souladu se zákonem o ochraně osobních údajů a dle přísných standardů ochrany osobních údajů usilujeme o ochranu veškerých převáděných osobních údajů.

DŮLEŽITÉ: Registrováním se jako cestující nebo tím, že se stanete členem EGENCIA, souhlasíte s převodem vašich osobních údajů do USA. Pokud jste cestovním manažerem, organizátorem nebo cestovním vedoucím, souhlasíte s převodem vlastních údajů tímto způsobem a také s tím, že jste obdrželi nezbytný souhlas od veškerých cestujících, jejichž osobní údaje jste nám poskytli.

Kdy a kde shromažďujeme vaše osobní údaje?

Konkrétní případy, kdy EGENCIA shromažďuje osobní údaje, nastávají v následujících případech:

• vyplníte přihlášku do programu společnosti Egencia
• stanete se členem Egencia
• vyplníte profil cestujícího
• zakoupíte cestovní příležitost
• zúčastníte se průzkumu
• kontaktujete nebo komunikujete s agenturou Egencia.

Informace o členech

EGENCIA shromažďuje vaše členské ID, heslo a emailovou adresu, jakmile se stanete členem našeho webu.

Informace profilu cestujícího

Po provedení cestovní rezervace přímo vámi nebo vaším jménem EGENCIA shromažďuje celé jméno a kontaktní číslo. Jsme oprávněni také shromažďovat informace o vašem letu či cestovních preferencích včetně požadavků na jídlo, výběru míst k sezení, často využívaných programů leteckých společností/hotelů/půjčoven aut, čísel členství a možností vystavování letenek. Tyto informace jsou ukládány v sekci Můj profil na vašem účtu EGENCIA a zajišťujeme, aby byli také dostupné prostřednictvím vašeho cestovního manažera, organizátora či cestovního vedoucího.

Pokud vás na cestách, zakoupených prostřednictvím EGENCIA, doprovází někdo jiný, shromažďujeme osobní údaje a cestovní preference i o tomto člověku, abychom mohli zpracovat vaši rezervaci. Je však zapotřebí se ujistit, že máte souhlas takové osoby dříve, než přímo poskytnete agentuře EGENCIA její celé jméno, kontaktní číslo, emailovou adresu a cestovní preference, jelikož tato osoba nebude mít přímo přístup do našich systémů k zobrazení či změně informací, které poskytujete jejím jménem.

Informace o zakoupení cestovní příležitosti

EGENCIA shromažďuje fakturační adresu kreditní, debetní nebo předplacené karty, prostřednictvím které bylo provedeno zakoupení cesty. Pokud k zakoupení cesty používáte svoji kreditní, debetní nebo předplacenou kartu, shromažďujeme také informace o příslušné kartě včetně jejího čísla, typu, jména držitele, čísla vydání (u debetních karet), čísla k ověření karty/bezpečnostní kód (připadá-li v úvahu) a expiračního data za účelem vyfakturování cesty zakoupené přes společnost EGENCIA.

Průzkumy

EGENCIA může (čas od času) nabízet svým členům a návštěvníkům webu příležitost podílet se na zákaznických průzkumech na našich stránkách s ohledem na jejich zkušenost s využíváním našeho webu a našich služeb. Našim stávajícím členům můžeme také zasílat průzkumy pravidelně prostřednictvím e-mailu. Není vaší povinností odpovídat na jakýkoli průzkum a odběr těchto emailových průzkumů můžete odhlásit dle pokynů „odhlášení“ uvedených v jakémkoli takovém sdělení. Informace shromažďované agenturou EGENCIA při vaší účasti na výše zmíněných druzích průzkumů mohou zahrnovat vaše celé jméno a kontaktní údaje. Zmíněné osobní údaje shromážděné prostřednictvím našich průzkumů jsou využívány pouze k interním obchodním účelům k sledování kvality našeho webu a zákaznických služeb a k jejich zlepšení.

Jak kontaktovat cestovní agenturu EGENCIA

EGENCIA shromažďuje osobní údaje jako např. vaše celé jméno, členské ID, emailovou adresu a/nebo kontaktní číslo pokaždé, když nám zašlete dotaz nebo připomínku nebo když si vyžádáte pomoc se zobrazením vašeho itineráře, s přihlášením na web či s přístupem ke svému účtu.

Cookies

Agentura EGENCIA shromažďuje informace o vašem počítači a přiřazuje „cookie“ (malý, unikátní textový identifikační soubor). Tyto informace neposkytujete přímo vy; jsou shromažďovány automaticky jako prostředek podpory návštěvnosti našeho webu. Tento cookie soubor identifikuje váš počítač.

Než vstoupíte na web EGENCIA, může být po vás vyžadováno členské přihlášení za použití vašeho uživatelského ID a hesla. Jakmile se zaregistrujete jako člen cestovní agentury EGENCIA, zaznamenáme si vaše členské ID a jméno členského účtu v souboru cookie ve vašem počítači.

DŮLEŽITÉ: Máte možnost vypnout soubory cookie ve svém webovém prohlížeči (např. Internet Explorer), a to buď úplným zakázáním nebo upozorněním před přijetím souboru cookie. „Vypnutím“ souborů cookie můžete ztratit přístup k určitým službám dostupným na našich stránkách.

S kým sdílíme vaše údaje?

Společnost EGENCIA nikomu neprodává ani neposkytuje vaše osobní údaje.

Naši partneři

EGENCIA spolupracuje s uznávanými podniky („partneři“), abychom nabídli našim členům a návštěvníkům webu rozmanitost produktů a služeb. Veškeré cestovní služby zprostředkované agenturou EGENCIA a poskytnuté partnerem jsou jako takové popsány a jsou zde uvedeny příslušné třetí strany. Přestože pracujeme pouze s uznávanými partnery, tyto organizace mohou mít odlišné zásady a postupy ochrany osobních údajů než ty od společnosti EGENCIA. Žádáme vás, abyste si prošli partnerské všeobecné podmínky a zásady ochrany osobních údajů k pochopení postupů shromažďování, využití a nezveřejňování vašich osobních údajů.

Poskytovatelé služeb

EGENCIA sdílí vaše osobní údaje s autorizovanými poskytovateli určitých služeb či funkcí naším jménem za účelem poskytnutí a zpracování vámi vyžádaných služeb. Sdílíme pouze údaje o cestovních příležitostech rezervovaných nebo zakoupených prostřednictvím cestovních kanceláří EGENCIA nebo našeho webu. Naši poskytovatelé služeb potřebují údaje o vašem profilu cestujícího stejně jako údaje o vaší kreditní/debetní/předplacené kartě tak, aby bylo možné zpracovat a potvrdit vaši cestovní rezervaci. Tito poskytovatelé služeb zveřejní údaje o vašem profilu cestujícího příslušnému hotelu, aerolinkám, pořadatelům zábavních plaveb, autopůjčovnám a dalším dodavatelům cestovních příležitostí, jejichž produkty jste si zakoupili. Stejně jako jakákoli jiná cestovní kancelář musíme tyto údaje sdílet s našimi dodavateli cestovních příležitostí, abychom potvrdili vaši rezervaci a cestovní preference. Kromě toho vás mohou tito dodavatelé kontaktovat v případě potřeby dodatečných informací o potvrzené rezervaci.

V případě vytvoření nové cestovní rezervace nebo úpravy té stávající tím, že zavoláte na naši bezplatnou linku, mohou být vaše osobní údaje zpřístupněny poskytovateli třetí strany, je-li to zapotřebí k odpovědi na vaši žádost u zákaznického servisu.

Společnost EGENCIA také je oprávněna využít i třetí strany (jednající naším jménem) za účelem zjednodušení rozeslání průzkumů, akcí či podobných programů. Jakékoli poskytnuté kontaktní údaje by měly být využity pouze k tomuto účelu a po dokončení těchto projektů budou veškeré údaje vráceny společnosti EGENCIA.

Souhrnné informace

EGENCIA bude občas sdílet souhrnné informace s našimi poskytovateli služeb. Tyto informace neobsahují žádné osobní údaje a jsou využívány k vývoji funkcí programů a obsahu, který je dle našeho názoru zajímavý pro naše členy a návštěvníky webu.

Jak můžete ovlivnit využívání svých údajů: jaká jsou vaše práva?

Cestovní agentura EGENCIA pevně věří, že její členové a návštěvníci webu by měli mít kontrolu nad shromažďováním a využíváním svých osobních údajů. Z tohoto důvodu jsou vašimi základními právy:

• zjistit si, jaké vaše osobní údaje má společnost EGENCIA v držení;
• pozměnit své osobní údaje;
• znát, jak jsou vaše osobní údaje zpracovávány, za jakým účelem a kdo tento postup vykonává;
• zvolit si, zda chcete odebírat nevyžádané služby/přímý marketing/informace o jiných cestovních produktech a službách;
• odmítnout poskytnutí osobní údajů či informací nebo nesouhlasit s jejich dalším zpracováním.

Ke svým osobním údajům a informacím máte přístup v následujících oblastech EGENCIA:

„Můj profil“

Stránka „Můj profil“ vám umožňujte zobrazit a pozměnit nastavení svého účtu, nebo tak může učinit váš cestovní manažer, organizátor nebo cestovní vedoucí (vaším jménem).

„Moje cesty“

Stránka „Moje cesty“ vám umožňujte zobrazit, aktualizovat či odstranit jakékoli uložené cestovní itineráře, nebo tak může učinit váš cestovní manažer, organizátor nebo cestovní vedoucí (vaším jménem).

Dle svých zákonných práv také můžete (čas od času) odeslat písemnou „žádost o přístup“ k zobrazení přehledu vašich osobních data uchovávaných agenturou EGENCIA. V takovém případě má EGENCIA právo požádat dle potřeby o ověření vaší totožnosti a v určitých případech může požadovat správní poplatek v nominální výši (do maximální zákonem povolené výše) za obnovu těchto dat pro vaše účely.

Můžete se rozhodnout, jaká marketingová sdělení obdržíte

Společnost EGENCIA vás bude kontaktovat, pokud:

• vyplníte přihlášku do programu společnosti EGENCIA;
• se zaregistrujete jako člen EGENCIA;
• si vyžádáte uzavření účtu;
• si zakoupíte cestovní příležitost;
• zrušíte nebo změníte rezervaci;
• si zvolíte možnost zasílání propagačních marketingových sdělení;
• kontaktujete společnost EGENCIA s nějakým dotazem či návrhem;
• budete požádáni o vyplnění průzkumu týkajícího se vaší zkušenosti s našimi službami nebo o odpověď na dotazy ohledně našich služeb či webových stránek

Členská registrace EGENCIA

Při návštěvě našeho webu nebo při členské registraci EGENCIA obdržíte e-mail o „Přivítání do společnosti EGENCIA“. Tento e-mail obsahuje vaše členské ID a popisuje výhody využívání služeb EGENCIA k plánování a zakoupení cestovních příležitostí. Pokud se nezaregistrujete jako člen společnosti EGENCIA, ale raději umožníte vašemu cestovnímu manažerovi, organizátorovi či cestovnímu vedoucímu, aby za vás zarezervoval cestovní příležitost na webu, bude e-mail o „Přivítání do společnosti EGENCIA“ zaslán na emailovou adresu uvedenou ve vašem účtu.

Zakoupení cestovní příležitosti

Pokaždé, když si zakoupíte cestovní příležitost prostřednictvím cestovní agentury EGENCIA nebo změníte či zrušíte potvrzenou cestovní rezervaci, e-mailem obdržíte potvrzení vašeho cestovního itineráře. Můžete si udržovat dodatečný seznam emailových adres, které mohou obdržet upozornění o vašem zakoupení cestovní příležitosti a/nebo online změnách či výměnách, nebo takto může učinit vaším jménem cestovní manažer, organizátor nebo cestovní vedoucí. Potvrzovací e-maily nákupu cestovních příležitostí zaslané vám a na dodatečné e-mailové adresy mohou obsahovat následující informace: údaj o tom, že byla zarezervována cestovní položka mimo zásady společnosti; nedodržení zásad společnosti; možné kódy příčiny dodané k provedení rezervace mimo zásady společnosti; vlastní datová pole a kódy útvaru, pokud jsou relevantní a pokud je vaší společností vyžadováno shromažďování. V případě přerušení vašich cestovních plánů z důvodu technických, povětrnostních či dopravních podmínek vás může společnost EGENCIA kontaktovat, aby vás informovala o tomto přerušení a aby vám pomohla učinit alternativní cestovní rozhodnutí. Jakékoli cestovní upozornění bude zasláno na emailové adresy uvedené ve vašem účtu. Pokud byla vaše cestovní příležitost zarezervována cestovním manažerem nebo organizátorem, budou tyto informace zaslány přímo příslušné osobě.

Volba možnosti zasílání propagačních marketingových sdělení

Pokud si zvolíte program registrace a účasti ve společnosti EGENCIA, můžete od nás občasně obdržet sdělení, které vás upozorní na speciální akce společnosti EGENCIA nebo jiné cestovní novinky. E-mailová sdělení se speciálními akcemi mají za úkol vás obeznámit s novými či jedinečnými cestovními příležitostmi nebo speciálními nabídkami, které jsou dostupné prostřednictvím cestovní agentury EGENCIA.

Kdykoli se sami můžete odhlásit z odběru propagačních emailových služeb společnosti EGENCIA nebo tím, že toto přání sdělíte svému cestovnímu manažerovi, organizátorovi nebo cestovnímu vedoucímu (EGENCIA však nenese odpovědnost za selhání vašeho cestovního manažera, organizátora či cestovního vedoucího sdělit nám vaše preference). Také se můžete kdykoli odhlásit z odběru těchto sdělení dle pokynů uvedených v příslušném sdělení.

Pomoc s účtem

Pokud si vyžádáte pomoc se zobrazením vašeho itineráře, přihlášením na náš web nebo s přístupem na svůj účet, kontaktujeme vás prostřednictvím e-mailu či telefonu.

Promo akce poštou

Navíc pokud se zaregistrujete do programu společnosti EGENCIA, můžete občas obdržet poštu s upozorněním na zvláštní promo akce nebo jiné cestovní novinky. Kdykoli si můžete zvolit, že nemáte zájem o získávání dalších promo akcí poštou, stačí se řídit pokyny uvedenými v materiálech zaslaných poštou.

Průzkumy

Jak již bylo zmíněno výše, občas zasíláme e-mailové průzkumy členům EGENCIA. Není vaší povinností odpovídat na tyto průzkumy a odběr těchto e-mailových průzkumů můžete odhlásit postupem dle pokynů „odhlášení“ uvedených v jakémkoli takovém sdělení.

Jak chráníme vaše údaje

Chceme, aby naši členové, cestující a návštěvníci webu měli důvěru ve využívání společnosti EGENCIA k plánování a nákupu svých cestovních příležitostí. EGENCIA zavedla bezpečnostní program a příslušná technická/organizační opatření k tomu, aby byly vaše údaje uchovány v našich systémech, které jsou chráněné před nepovoleným přístupem či zveřejněním a nahodilou ztrátou či zničením.

V současné době společnost EGENCIA uchovává pouze ty informace, které nám poskytujete při registraci jakožto člena EGENCIA, při vytvoření cestovního profilu, zakoupení cestovní příležitosti či využití vybraných cestovních nástrojů.

Naše systémy šifrují, kódují data a mají standardní brány firewall. Při zaslání osobních údajů společnosti EGENCIA přes internet jsou vaše údaje chráněny bezpečnostní technologií SSL (Secure Socket Layer).

Změny zásad ochrany osobních údajů společnosti EGENCIA

Tyto zásady byly zpracovány a zveřejněny na webu 27. října 2011. EGENCIA si vyhrazuje právo kdykoli a z jakéhokoli důvodu upravit či pozměnit tyto zásady (včetně změn v legislativě či společnosti EGENCIA).

Pokud dojde k věcným změnám těchto zásad nebo v tom, jak EGENCIA využívá vašich osobních údajů, EGENCIA se bude snažit zveřejnit takové změny dříve, než budou uplatněny. Z tohoto důvodu je tedy třeba občas sledovat poslední verzi zásad.

Jak kontaktovat cestovní agenturu EGENCIA

Chceme zajistit, abyste jakožto klient EGENCIA měli kontrolu nad svým online cestovním zážitkem a to od plánování a zakoupení vaší cestovní příležitosti po ochranu vašich osobních údajů.

Zákaznický servis cestovních kanceláří EGENCIA je zde proto, aby vám pomohl s cestovní příležitostí od společnosti EGENCIA a to 24 hodin denně, 7 dní v týdnu. Pokud potřebujete pomoc, využijte naší podpory a formuláře zpětné vazby, který naleznete na našich stránkách v sekci zákaznické podpory. Na veškeré e-maily odpovídáme do 24 hodin.

Také můžete kdykoli zavolat na číslo našeho zákaznického servisu, které vám bylo poskytnuto (nebo vašemu cestovnímu manažerovi, organizátorovi či cestovnímu vedoucímu po přihlášení společnosti do programu EGENCIA), abyste mohli osobně mluvit se zástupcem.

Zástupci řeší veškeré vaše dotazy nebo připomínky o plánování a zakoupení cestovní příležitosti od společnosti EGENCIA. Vynaložíme veškeré úsilí na to, abychom odpověděli na vaši žádost o pomoc či jiné dotazy o společnosti EGENCIA do 4 hodin.

Kromě toho můžete kontaktovat přímo cestovního dodavatele na telefonním čísle nebo adrese, které jsou uvedeny ve vašem cestovním itineráři.